Hoy en día, existen múltiples canales de
comunicación y esto nos ha llevado a una gran pérdida de tiempo leyendo información totalmente innecesaria.
¿Cuántos correos electrónicos nos llegan a la
bandeja de entrada?, ¿cuántas llamadas de teléfono atendemos sin que tengan
ninguna utilidad?, ¿cuántas visitas a redes sociales acaban entreteniéndonos
sin permitirnos ser realmente productivos? Pero, los grandes ladrones del tiempo en una oficina son las interminables
reuniones, hasta sin objetivos claros, que nos hacen “gastar” horas y horas
sin eficacia alguna…
Por todo esto, vamos a dar algunas pautas para
controlar a estos ladrones de tiempo que espero sean útiles para todos
vosotros.
El día se nos va en actividades de bajo valor
añadido, entre ellas, las reuniones inútiles o improductivas, que son un
agujero negro para nuestro tiempo y nuestra energía.
El estudio realizado por la agencia Robert Half International nos muestra que
un 28% de las reuniones son totalmente innecesarias, improductivas y no están
convenientemente preparadas. Además, suponen un obstáculo en el quehacer
cotidiano, así como una pérdida de tiempo.
Principales
Normas:
- Aprender a decir NO y, por lo tanto, no decir SÍ a
todas las reuniones
- Evitar reuniones sin un contenido claro
- Que no cumplan el horario de inicio y fin
- Que no cumplan el objetivo original de su
convocatoria
Existen muchas reuniones que, bien organizadas y
gestionadas son un tiempo extremadamente productivo y suponen la clarificación
de proyectos y la agilización de tiempo, ahorrándonos posibles malos entendidos
o confusiones, pero éstas han de estar totalmente bien planificadas para que no
se conviertan en ladrones de tiempo.
-
Espacio
abierto: Para calmar los ánimos de un grupo muy divergente. Todos los miembros
proponen en una pizarra, por ejemplo, los temas que sean más importantes y
después cada uno es abordado por los participantes más capacitados para la toma
de decisiones. Una vez finalizado el evento, toda la organización recibe un
documento para que quien esté interesado participe en el proyecto. Esta
práctica logra en días lo que otras más ortodoxas consiguen en años.
-
Facilitación
de grupos: Impulsa la participación activa de todos los miembros. Se habilitan diferentes
áreas donde los colaboradores pueden trabajar en equipo, pudiéndose alcanzar
sinergias muy positivas. El coordinador es un integrante más del grupo que permanece
neutral, aunque puede proponer procedimientos que sean justos, abiertos e
incluyentes para que fluyan las ideas.
-
«Pecera»: Herramienta útil para compartir ideas o información relevante, aportar transparencia al
proceso de toma de decisiones y aumentar la confianza y comprensión sobre temas
complejos. Un pequeño grupo (generalmente cinco u ocho personas) permanecen
sentados en círculo y manteniendo una conversación a la vista de un aforo más
amplio, que se limita a escuchar la tertulia. Puede haber sillas vacías en el
círculo para invitar a la audiencia a debatir en el coloquio.
-
«Río de la vida»: Esta tipología de reuniones puede ser utilizada para construir una visión compartida del equipo y, a la vez,
aportar perspectivas individuales. A través de dibujos, los participantes
presentan, de una manera divertida y descriptiva, reflexiones sobre el pasado e
imaginan un futuro proyecto. Es un método muy útil si se trata de un grupo que
no comparte una misma lengua.
-
Tormenta de
ideas: Es un mecanismo para resolver problemas específicos mediante la
estimulación del pensamiento creativo de todo el equipo. Esta herramienta
es muy habitual en marketing y publicidad, aunque puede aplicarse en cualquier
empresa y sector laboral, aunque hay que seleccionar a un moderador que apunte
las ideas, resuma y haga un informe final para la toma de decisiones.
-
«El café
mundial»: Los participantes se dividen en
mesas y se organizan tres rondas progresivas de conversación de 20 ó 30 minutos
cada una. Los subgrupos iniciales charlan sobre los temas más importantes para
el trabajo y se les anima a que escriban y garabateen sus ideas. Cuando
finaliza el primer tiempo, uno de los ocupantes de cada mesa se queda como
anfitrión y los demás emigran a las restantes para exportar las conclusiones
clave alcanzadas. Al ir cambiando de mesas de una ronda de conversación a otra,
las ideas se entrelazan y conectan.
Finalmente, cuando los miembros regresan a sus puntos de partida, elaboran y
comunican una síntesis de lo descubierto. Aunque parece una tipología
complicada, puede aportarnos muchas sorpresas y una conclusión mucho más
unitaria y participativa.
-
El reloj de
teleconferencia: Es muy útil para mantener el sentido de permanencia y
participación durante una conferencia telefónica o por Skype. Se asigna a
cada participante un lugar en el reloj y así se garantiza que todos tengan
oportunidad de hablar y participar con sus ideas en la reunión.
Además de estos métodos propuestos, hay dos
actividades (a nivel personal) que pueden contribuir a aumentar la efectividad
de una reunión. Se trata de unos breves procesos de reflexión pre y post evento
que ha propuesto el economista Fredy Kofman en su libro Metamanagement.
«Checkin»: Se estructura alrededor
de tres preguntas:
- ¿Qué circunstancias hacen relevante para mí y para mi equipo este encuentro?
- ¿Qué resultados quiero obtener al final de la reunión? ¿Por qué son
importantes estos resultados?
- ¿Tengo alguna información adicional que compartir con los demás? Esta
pregunta está relacionada con factores externos que pueden influir en el nivel
de preparación del encuentro como, por ejemplo, si la noche anterior se estuvo
con fiebre. Si se comunica, nadie confundirá un malestar personal con
aburrimiento o falta de interés.
«Checkout»: Es una reflexión sin interrupción sobre los temas que se han
tratado, los compromisos alcanzados o los malos entendidos. Las cuestiones
relevantes en este caso son:
- ¿Qué tareas me he comprometido a hacer y para cuándo?
- ¿Ha quedado sin tratar algún tema importante para mí?
- ¿Cuál es mi reflexión final sobre la reunión (en cuanto a la tarea, a la
relación con los compañeros y a mi estado de ánimo)?
Estas son algunas de las tipologías de reuniones que pueden
realizarse procurando seguir una organización adecuada, mediante una
convocatoria correcta a los asistentes que realmente son necesarios y
cumpliendo un horario predeterminado para las mismas.
Markarte, agencia de marketing y comunicación, creada
en 2004 y especializada en Nuevas Tecnologías, seguirá aportando su granito de
arena para romper la brecha aún existente en las empresas españolas en cuanto a
la utilización de estas nuevas herramientas, su utilidad y su rentabilidad en
pro de los beneficios de cualquier tipo de empresa.
El día 20 de febrero de 2013, se celebrará la I Edición de la Jornada “Las Microempresas hacemos América”, organizada por AEMME y CASAMERICA.