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miércoles, 27 de febrero de 2013

Ladrones de tiempo:
Las reuniones en la oficina


Hoy en día, existen múltiples canales de comunicación y esto nos ha llevado a una gran pérdida de tiempo leyendo información totalmente innecesaria.

¿Cuántos correos electrónicos nos llegan a la bandeja de entrada?, ¿cuántas llamadas de teléfono atendemos sin que tengan ninguna utilidad?, ¿cuántas visitas a redes sociales acaban entreteniéndonos sin permitirnos ser realmente productivos? Pero, los grandes ladrones del tiempo en una oficina son las interminables reuniones, hasta sin objetivos claros, que nos hacen “gastar” horas y horas sin eficacia alguna…

Por todo esto, vamos a dar algunas pautas para controlar a estos ladrones de tiempo que espero sean útiles para todos vosotros.

El día se nos va en actividades de bajo valor añadido, entre ellas, las reuniones inútiles o improductivas, que son un agujero negro para nuestro tiempo y nuestra energía.

El estudio realizado por la agencia Robert Half International nos muestra que un 28% de las reuniones son totalmente innecesarias, improductivas y no están convenientemente preparadas. Además, suponen un obstáculo en el quehacer cotidiano, así como una pérdida de tiempo.

Principales Normas:
  • Aprender a decir NO y, por lo tanto, no decir SÍ a todas las reuniones
  • Evitar reuniones sin un contenido claro
  • Que no cumplan el horario de inicio y fin
  • Que no cumplan el objetivo original de su convocatoria
Existen muchas reuniones que, bien organizadas y gestionadas son un tiempo extremadamente productivo y suponen la clarificación de proyectos y la agilización de tiempo, ahorrándonos posibles malos entendidos o confusiones, pero éstas han de estar totalmente bien planificadas para que no se conviertan en ladrones de tiempo.

Entre otros métodos, podemos tener reuniones con las siguientes tipologías de reuniones:

-        Espacio abierto: Para calmar los ánimos de un grupo muy divergente. Todos los miembros proponen en una pizarra, por ejemplo, los temas que sean más importantes y después cada uno es abordado por los participantes más capacitados para la toma de decisiones. Una vez finalizado el evento, toda la organización recibe un documento para que quien esté interesado participe en el proyecto. Esta práctica logra en días lo que otras más ortodoxas consiguen en años.

-        Facilitación de grupos: Impulsa la participación activa de todos los miembros. Se habilitan diferentes áreas donde los colaboradores pueden trabajar en equipo, pudiéndose alcanzar sinergias muy positivas. El coordinador es un integrante más del grupo que permanece neutral, aunque puede proponer procedimientos que sean justos, abiertos e incluyentes para que fluyan las ideas.

-        «Pecera»: Herramienta útil para compartir ideas o información relevante, aportar transparencia al proceso de toma de decisiones y aumentar la confianza y comprensión sobre temas complejos. Un pequeño grupo (generalmente cinco u ocho personas) permanecen sentados en círculo y manteniendo una conversación a la vista de un aforo más amplio, que se limita a escuchar la tertulia. Puede haber sillas vacías en el círculo para invitar a la audiencia a debatir en el coloquio.

-        «Río de la vida»: Esta tipología de reuniones puede ser utilizada para construir una visión compartida del equipo y, a la vez, aportar perspectivas individuales. A través de dibujos, los participantes presentan, de una manera divertida y descriptiva, reflexiones sobre el pasado e imaginan un futuro proyecto. Es un método muy útil si se trata de un grupo que no comparte una misma lengua.

-        Tormenta de ideas: Es un mecanismo para resolver problemas específicos mediante la estimulación del pensamiento creativo de todo el equipo. Esta herramienta es muy habitual en marketing y publicidad, aunque puede aplicarse en cualquier empresa y sector laboral, aunque hay que seleccionar a un moderador que apunte las ideas, resuma y haga un informe final para la toma de decisiones.

-        «El café mundial»: Los participantes se dividen en mesas y se organizan tres rondas progresivas de conversación de 20 ó 30 minutos cada una. Los subgrupos iniciales charlan sobre los temas más importantes para el trabajo y se les anima a que escriban y garabateen sus ideas. Cuando finaliza el primer tiempo, uno de los ocupantes de cada mesa se queda como anfitrión y los demás emigran a las restantes para exportar las conclusiones clave alcanzadas. Al ir cambiando de mesas de una ronda de conversación a otra, las ideas se entrelazan y conectan. Finalmente, cuando los miembros regresan a sus puntos de partida, elaboran y comunican una síntesis de lo descubierto. Aunque parece una tipología complicada, puede aportarnos muchas sorpresas y una conclusión mucho más unitaria y participativa.

-        El reloj de teleconferencia: Es muy útil para mantener el sentido de permanencia y participación durante una conferencia telefónica o por Skype. Se asigna a cada participante un lugar en el reloj y así se garantiza que todos tengan oportunidad de hablar y participar con sus ideas en la reunión.

Además de estos métodos propuestos, hay dos actividades (a nivel personal) que pueden contribuir a aumentar la efectividad de una reunión. Se trata de unos breves procesos de reflexión pre y post evento que ha propuesto el economista Fredy Kofman en su libro Metamanagement.

«Checkin»: Se estructura alrededor de tres preguntas:

- ¿Qué circunstancias hacen relevante para mí y para mi equipo este encuentro?
- ¿Qué resultados quiero obtener al final de la reunión? ¿Por qué son importantes estos resultados?
- ¿Tengo alguna información adicional que compartir con los demás? Esta pregunta está relacionada con factores externos que pueden influir en el nivel de preparación del encuentro como, por ejemplo, si la noche anterior se estuvo con fiebre. Si se comunica, nadie confundirá un malestar personal con aburrimiento o falta de interés.

«Checkout»: Es una reflexión sin interrupción sobre los temas que se han tratado, los compromisos alcanzados o los malos entendidos. Las cuestiones relevantes en este caso son:

- ¿Qué tareas me he comprometido a hacer y para cuándo?
- ¿Ha quedado sin tratar algún tema importante para mí?
- ¿Cuál es mi reflexión final sobre la reunión (en cuanto a la tarea, a la relación con los compañeros y a mi estado de ánimo)?

Estas son algunas de las tipologías de reuniones que pueden realizarse procurando seguir una organización adecuada, mediante una convocatoria correcta a los asistentes que realmente son necesarios y cumpliendo un horario predeterminado para las mismas.

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